Projekte

Wettbewerbe und Veranstaltungen digital organisieren

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Jahr

2026

Branche

Public Sector

Kunde

Jugendfeuerwehr NRW

Erst die Prozesse verstehen, dann digitalisieren

Bei der Jugendfeuerwehr NRW waren viele organisatorische Abläufe von Papier und Tabellen geprägt. In einer dreitägigen Workshopreihe haben wir gemeinsam mit den Beteiligten die bestehenden Prozesse analysiert und ein Zielbild für ihre Digitalisierung formuliert. Auf dieser Grundlage haben wir eine Plattform entwickelt, die Wettbewerbe, Gruppen und Veranstaltungen zentral verwaltet, manuelle Arbeitsschritte reduziert und die Organisation erleichtert.

Kundenstimme:

„Was als Softwareprojekt begann, ist längst zu einer Partnerschaft auf Augenhöhe gewachsen. Dabei hat die kopfhoch3 unsere Veranstaltungsplattform von Grund auf entwickelt – gestartet mit einem Anforderungsworkshop bis zur finalen Umsetzung. Dabei haben sie sich fachlich tief eingedacht, flexibel auf neue Anforderungen reagiert und sich vollkommen mit unserer Vision identifiziert. Besonders schätzen wir die Dynamik, die lösungsorientierte Herangehensweise und die Bereitschaft, sich gemeinsam weiterzuentwickeln. kopfhoch3 ist für uns längst nicht mehr ein Dienstleister, sondern ein verlässlicher Partner, der unsere Sprache spricht.“

— Ronja Jakobi, Landesjugendfeuerwehrwartin NRW, Jugendfeuerwehr NRW

Projekt im Überblick

Von der Prozesslandkarte zur digitalen Plattform

Prozesse und Anforderungen verstehen

In den Workshops untersuchten wir die bestehenden Abläufe und identifizierten Möglichkeiten zur Digitalisierung und Automatisierung. Die Ergebnisse hielten wir in einer Prozesslandkarte und einem gemeinsamen Zielbild fest, die als Grundlage für die weitere Entwicklung dienten.

Prozessanalyse Anforderungsanalyse
01

02 · Wettbewerbe und Veranstaltungen verwalten

Anmeldungen, Zahlungsstände und Ergebnisse sind in der Plattform ebenso einsehbar wie wichtige Informationen zur Veranstaltungsplanung.

Eine rollenbasierte Benutzerverwaltung sorgt dafür, dass die unterschiedlichen Beteiligten auf die für sie relevanten Funktionen und Daten zugreifen können.

Portalentwicklung Berechtigungsmanagement
02

Dokumentenerfassung automatisieren

Um die Erfassung von Teilnehmendendaten zu vereinfachen, integrierten wir eine automatische Texterkennung (OCR). Die Plattform liest Angaben aus hochgeladenen Dokumenten aus und übernimmt sie in die entsprechenden Felder.

Verantwortliche können die Ergebnisse vor dem Speichern überprüfen und korrigieren. Das reduziert manuelle Eingaben und beschleunigt die weitere Bearbeitung.

OCR Prozessautomatisierung
03
Ihr nächster Schritt

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